Опыт использования усиленной электронной подписи при согласовании приказов

В связи с присоединением к РЭУ им. Г.В. Плеханова крупных вузов, имевших большое число филиалов, расположенных по всей территории страны, возникла проблема оперативного согласования принятия управленческих решений, согласования приказов и контроля их выполнения. Вопрос стоял очень остро, так как требовалось в короткий срок обеспечить издание большого числа приказов по контингенту обучаемых в филиалах. Для обеспечения оперативного согласования проектов приказов по контингенту обучаемых в филиалах университета по программам высшего образования, аспирантуры и среднего профессионального образования с обеспечением юридической значимости электронных документов необходимо было разработать и внедрить систему электронного документооборота. Создание и мониторинг деятельности СЭД «Дело» и стало целью данного исследования.
Методы криптографии, программные и технические средства шифрования по ГОСТ, законодательная база Российской Федерации, корпоративная сеть университета, система электронного документооборота и делопроизводства «Дело», средства электронной подписи Крипто Про CSP, КАРМА и EDSIGN.
Предложена технология электронного согласования документов между головным вузом и его филиалами с использованием усиленной неквалифицированной электронной подписи. Разработаны и внедрены в головном вузе и его филиалах две схемы обмена электронными юридически значимыми документами:
1) Передача данных по корпоративной электронной почте с шифрованием по ГОСТ.
2) Обмен документами через систему электронного документооборота «Дело».
На первом этапе был обеспечен обмен зашифрованной информацией с усиленной электронной подписью по электронной почте. Параллельно решалась техническая задача создания защищенных каналов передачи данных между удаленными структурными подразделениями университета.
На втором этапе через интеграцию филиалов в действующую систему электронного документооборота университета «Дело» по созданным каналам вошли филиалы. С конца декабря 2014 года по ноябрь 2016 года по данным схемам было согласовано и зарегистрировано около трех тысяч приказов по контингенту обучаемых в филиалах.
Разработанная технология нашла применение не только в филиалах, но и на московских площадках университета. В несколько модифицированном виде она используется на факультете дополнительного профессионального образования, внедряется в московских колледжах и техникумах, включена в Программу развития университета на 2016/2017 уч. год.
Использование усиленной неквалифицированной электронной подписи и средств шифрования информации позволило в короткий срок организовать юридически значимый обмен электронными документами между московской площадкой университета и большим числом филиалов. Разработанная технология за два года эксплуатации позволила решить проблему соблюдения установленных сроков издания приказов по контингенту обучаемых в филиалах и принесла определенный экономический эффект в виде экономии на почтовых, транспортных и командировочных расходах.

1. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

2. Мuzychkin P.A. The use of digital signature in university and its branches// Славянский форум. – 2016. – № 3 (13). – С. 174–183

3. Шагаев О.В. Обмен документами с электронной подписью // cб. ст. II-ой ежегодной всероссийской научно-практической интернет-конференции «Информационное общество: состояние, проблемы, перспективы». ФГБОУ ВПО «РЭУ им. Г.В. Плеханова», – 2015, с. 106–114.

4. Шагаев О.В. Использование криптографических средств защиты информации в зарубежных филиалах // cб. ст. III-ой ежегодной всероссийской научно-практической интернет-конференции «Информационное общество: состояние, проблемы, перспективы». ФГБОУ ВПО «РЭУ им. Г.В. Плеханова», – 2016, с. 242–248.